En las empresas en general y especialmente en las de menor tamaño, es vital hacerse cargo activamente de la gestión de tesorería. Gestión que tiene por objetivo evitar encontrarse con falta de disponible para hacerse cargo de los pagos y obligaciones de corto plazo: gastos comunes de la operación, arriendos, pago a proveedores, pago de deudas de corto plazo y la remuneración de los colaboradores, entre otros . Es claro que el fallar o atrasar estos pagos pueden significar en el corto plazo la quiebra o cierre del negocio, aun si en el largo plazo el “proyecto empresa” es rentable. La sustentabilidad de la empresa depende de su comportamiento y capacidad de cumplir las obligaciones del día a día. Bien lo saben o lo han vivido muchos emprendedores y empresas que ven fracasada la operación de su modelo de negocios por falta de liquidez.
El objetivo de la administración de Tesorería es lograr manejar adecuadamente la cantidad de efectivo en caja y bancos para pagar normalmente los pasivos y salidas de dinero imprevistas, así como reducir el riesgo de una crisis de liquidez, para lo cual debe establecer la cantidad de dinero necesaria que permita cumplir con las obligaciones sin que sea excesivo, de modo que el saldo conlleve mantener saldos innecesarios y caer en una ineficiencia de uso de efectivo. Para planificar esto la mejor herramienta es el Flujo de Caja.
El Flujo de Caja es un informe financiero que presenta un detalle de los flujos de ingresos y gastos de dinero que tiene una empresa en un período dado. Algunos ejemplos de ingresos son los ingresos por venta, el cobro de deudas, arriendos, el cobro de cuentas por cobrar de los clientes, etc. Ejemplos de gastos o salidas de dinero, son el pago de facturas, pago de impuestos, pago de remuneraciones , intereses y amortizaciones de deuda, servicios de agua o luz, etc. La diferencia (la resta) entre los ingresos y los gastos se conoce como saldo o flujo neto de caja, monto que constituye un indicador importante de la liquidez de la empresa. Si el saldo (la "última línea" del flujo de caja) es positivo significa que los ingresos del período fueron mayores a los gastos; si es negativo significa que los gastos fueron mayores a los ingresos.
Los propietarios de pequeñas empresas, por lo general, observan al crecimiento de su negocio como la solución completa a sus problemas de Flujo de Caja, ya que al crecer el negocio, aumenta el dinero en efectivo recaudado por ventas. Sin embargo, no saber manejar correctamente el proceso de expansión conlleva un riesgo, cuando se desembolsa constantemente dinero en efectivo y muchas veces, por adelantado. Es así como puede darse un gran problema cuando se crece a través de ventas a crédito, situación muy frecuente cuando se vende, por ejemplo, a un minorista tradicional como un supermercado, con pagos a 60, 90 o más días, mientras que los costos de operación se pagan al contado.
A continuación comparto algunas recomendaciones que te permitirán mejorar rápidamente el Flujo de Caja del negocio.
1. Acelera la recuperación de tus cuentas por cobrar : proporciona tus clientes varias opciones de pago: transferencias, cheques, efectivo, y tarjetas de crédito, además, centraliza la recaudación de estos pagos en una sola cuenta bancaria.
2. Ofrece descuentos y promociones a los clientes: una buena estrategia para aumentar el flujo de efectivo es ofrecer descuentos y promociones a los clientes que pagan a tiempo o por adelantado. Esto es incentivar a tus clientes a realizar pagos antes de que acabe el ciclo de facturación.
3. Realiza el seguimiento constante de tu flujo de efectivo: en la actualidad, muchos software de contabilidad cuentan con una función de control del flujo de efectivo, para que puedas obtener informes diarios, semanales o mensuales de la cantidad que debes o que te deben . También puedes utilizar algo tan simple como una planilla Excel.
4. Asegúrate de que tus clientes paguen un tiempo: si tu empresa envía facturas a los clientes, asegúrate de que sepan cuándo deben pagar y, por supuesto, que deben hacerlo. No eres un prestamista sin intereses, así que no dejes que ninguno de tus clientes se aproveche de ti.
5. Reducir tus flujos de gastos: incluso si tus clientes te pagan a tiempo, encuentra la manera (sin desmejorar la relación con tus proveedores habituales o estratégicos) de retrasar tus propios pagos, por ejemplo, realizando los pagos con cheque (al día o a fecha)en vez de una transferencia bancaria.
6. Recurre a "factoring" para algunas de tus facturas: el factoring es una alternativa de financiamiento que se orienta de preferencia a pequeñas y medianas empresas y consiste en un contrato en que una empresa traspasa el servicio de cobranza futura de los créditos y facturas existente a su favor y a cambio obtiene de manera inmediata el dinero involucrado en dichas operaciones, aunque con un descuento a favor de la empresa de factoring.
7. Crece con planificación: no rehúyas las oportunidades de crecimiento, pero utiliza su previsión de flujo de caja para vigilar el tiempo que te llevará a pagar las deudas y nuevos compromisos que contraes para lograr este crecimiento. Mira a cada nuevo cliente como una inversión y pregúntate cuánto beneficio estás obteniendo y cuánto tiempo tardarás en cobrarlo.
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